説明資料を作ったけど、手戻りが多いな。
何回も作り直しをしなければならないな。
資料を作って関係者に説明するんだけど、思うように仕事が進まないな。
こういった悩みの解決策を提案します。
◯本記事の内容
- 誰に説明するための資料なのか
- 自分はどうしたいのか
こんにちは、清兵衛（せいべえ）です。
東京と京都で、20年以上ビジネスパーソンとして働き、様々な企業や役所などの、いろいろな役職の方々とお仕事をさせていただいてます。
会社で資料を作る時に、どんな資料を作れば良いのか悩みませんか？
技術的なこと、例えば、使う色は３色までとか、フォントはこれをつかうべきとか、グラフ目盛りのとり方とかの情報は、ネットや本にいろいろな情報があふれています。
でも、会社で資料を作るにあたって一番重要で本質的なことを教えてくれる情報はなかなかありません。
見落としがちだけど、これをわかっているのといないのとでは、仕事の効率に雲泥の差が付くので、ご説明します。
誰に説明するための資料なのか
組織の一員としての仕事は、「誰かへの説明の積み重ね」です。
チームの仲間、上司、他部署の社員、アライアンス企業、お客様などなど。
説明を聞く立場に自分がなったと想像して、資料を作ることがポイントです。
「相手の立場っていうけど、経験や知識が違うからムリ。」
「説明する相手ごとに資料を作らなくちゃいけないの？何種類もめんどうだな。」
と思いましたか？でも心配入りません。
「相手の立場っていうけど、経験や知識が違うからムリ？」
今のあなたが想像できる範囲でかまいません。といいますか、それしかできないのです。
自動車販売会社や部品製造企業に勤めたことがないのに、その企業の立場や考え方ってわかりません。専務や部長になったことがないのに、何を考えているかはわかりません。
でも、相手の企業や立場を想像して、考えることが大切です。
例えば、あなたが別の企業の担当者から説明を受ければ、「どうやって上司に内容を報告しよう」とか「この話は、上司にうまく説明しないと、しかられるな」とか考えますよね。
あなたが誰かに説明するときも、相手が社内で報告しやすいように資料をつくるのです。
具体的な実例で、ご説明しましょう。大手建設会社のマンション建設の担当者Aさんの話です。
マンション建設計画の地域住民さんとの話し合いの場で、各階の通路のフェンス壁が1.3メートル程しかないので、マンションの住人から家が丸見えになる。フェンス壁を高くして見えないようにしなければ、建設を認めないという要求がだされました。
でも、Aさんは、設計部署の責任者は外観デザインを重視しており、簡単に変更してくれないことを知っています。
そこで、Aさんは、設計部署の担当者に、「マンションからの飛び降り自殺防止対策」として、1.3メートルのフェンス壁の上部に1メートルの半透明プラスチック板を設置することを提案しました。
設計部署の担当者は設計部署の上司に、設計変更を説明しました。すると、設計変更の許可がおりたのです。
Aさんが、マンションのフェンス壁が簡単に乗り越えられる設計だと、設計部署の責任になるので、設計部署の担当者が上司に説明しやすいだろうと想像して、考えて資料をつくったからです。
「説明する相手ごとに資料を作らなくちゃいけないの？何種類もめんどうだな。」
基本的な内容は、変える必要はありません。
最初に基本的な内容をしっかり考えてつくっておけばよいのです。
説明する相手が、「何に関心があるか、何に重点をおいてその資料を見るか」を考えて、キャッチワードなどを修正すればよいのです。
上の「誰に説明するための資料なのか」の例で言うと、自分の上司やチームの仲間には、地域住民さんからの要求と、その対応案として設計部署への自殺防止の観点で説明することを記載します。
地域住民さんへは、要求通どおりフェンスを高くすることのみを説明すれば良いのです。
自分はどうしたいのか
資料をつくるのには、目的があります。自分がどうしたくて、そして、それを叶えるために資料をつくるということです。
さきほどの「誰に説明するための資料なのか」の例で言うと、地域住民さんに建設を認めてもらうことが目的で、そのために、設計変更の提案書という資料をつくったのです。
「自分がどうしたいのか」によって、資料の内容は変わります。
思考停止してしまうと、Aさんは「設計変更の提案書」という資料はつくらないです。
「住民説明会の結果報告」という資料をつくり、「住民から、各階の通路のフェンス壁が1.3メートル程しかないので、マンションの住人から家が丸見えになる。フェンス壁を高くして見えないようにしなければ、建設を認めないという要求がありました。」とだけ書くでしょう。
地域住民さんと会社の板挟みに苦しむだけで、仕事は何も進みません。
いかがででしたでしょうか？
- 誰に説明するための資料なのか
- 自分はどうしたいのか
これだけで、資料づくりがすべてうまくいくとは思いませんが、この２点を考えて資料をつくることで、仕事がはかどり、効率があがります。
参考にしていただければ幸いです。
